Quanto à gestão de processos:
- Não existe um gerente para o processo licitatório do órgão. A responsabilidade sobre a produtividade e qualidade está fatiada pelos chefes dos diversos órgãos afetados por esse processo.
- Os controles internos são raros, e, quando existem, não são confiáveis.
- Não foram estabelecidos indicadores nem metas de desempenho. Logo, qualquer resultado é recebido com naturalidade. Ninguém sabe o que é um bom ou mau resultado.
- Nenhum dos entrevistados conseguiu lembrar-se de qualquer ação de melhoria implementada nos últimos 12 meses.
- Os funcionários mais novos aprendem sua rotina pela observação do trabalho dos mais antigos. Eles desconhecem o estabelecimento formal de padrões e jamais se reuniram para criticar o sistema vigente.
- O moral é baixo, e todos parecem sufocados pelo volume de trabalho em atraso. O último processo é sempre considerado mais urgente do que o anterior. o "POST-IT" com a palavra Urgente parece fazer parte de todos os processos em andamento.
- A rastreabilidade é precária, apesar e por causa da existência de pelo menos três sistemas de protocolo diferentes no mesmo setor. Não há critério de relacionamento entre os dados de busca usados para localização de um processo.
- Os recursos tecnológicos disponíveis são precários. Faltam máquinas e os softwares não sofrem manutenção regulares, perpetuando erros e aplicações já em desuso. As áreas e as pessoas desenvolveram suas próprias aplicações sem nenhuma coordenação da área de TI.
- O leiaute não auxilia em nada o fluxo de informações, nem a privacidade dos funcionários. O mobiliário é velho e mal conservado, dando um aspecto muito ruim às instalações.
Quanto à gestão de pessoas:
- Não se percebe um esforço institucional, sistemático, visando à capacitação dos funcionários envolvidos com o processo licitatório.
- Nenhum perfil está estabelecido para as pessoas que ocupam os diversos postos de trabalho daquele processo.
- Faltam práticas gerenciais direcionadas para o aperfeiçoamento contínuo dos processos, bem como para o reconhecimento do desempenho excepcional dos funcionários.
- Não há uma avaliação de desempenho criteriosa.
- A baixa autoestima é uma característica marcante dentro do time de trabalho.